Att arbeta proaktivt med IT: Går det? Hur går det?

När kraven på verksamhetens effektivitet och förändringstakten i omvärlden ökar blir gärna IT den mirakelmedicinen som ska minska kostnaderna och samtidigt öka affärsnyttan. Det är en utmaning att motsvara dessa högt ställda förväntningar. Tidningen CIO Sweden gör en årlig undersökning bland 100 IT-chefer. De frågade bland annat om de tycker att IT-avdelningens roll är som ”stödfunktion” eller ”proaktiv”. Andelen som uppfattar sig som proaktiva har ökat, från under 30% år 2004 till över 70% år 2010. IT-cheferna vill gärna se sig själva som proaktiva. Det finns en positiv laddning i det. Men hur uppfattas IT:s roll i övriga verksamheten? 2009 gjorde IT-företaget EDS en undersökning om uppfattningen om IT-verksamheten bland ledande befattningshavare i Sveriges 50 största organisationer. Bilden som framträder skiljer sig från IT-chefernas uppfattning. Befattningshavarna tycker att IT är en mycket viktig framgångsfaktor som blir allt mer strategisk. Men de tycker också att IT inte ger det affärsstöd som organisationerna behöver, och att IT ofta är ett hinder för införande av nya affärsprojekt. Hela 76% säger att IT är en stor, eller extremt stor begränsande faktor.

Det här är inte någon rolig läsning för oss som jobbar med IT. Beslutsfattarna tycker att IT är strategiskt viktigt men samtidigt ett hinder. Det är vanligt att det finns en klyfta mellan IT och verksamheten. Intentionerna är goda, men verksamheten och IT talar inte alltid samma språk. Det märker jag i mitt dagliga arbete och upplevelsen är samma hos andra IT-chefer som jag pratar med.

Att vara IT-chef kan vara ett tufft jobb. Jag läste en undersökning från Storbritannien som listade de tio värsta yrkena, som det uppfattades av sina utövare. På första plats (värst) kom hyttstädare på färjorna mellan England och Frankrike. På andra plats kom IT-chef.

Det är svårt att leva upp till verksamhetens förväntningar med den teknik och de resurser som står till buds. Detta är också en grogrund för konflikter.

Vad krävs för att IT ska kunna arbeta proaktivt och uppfattas som proaktiv av verksamheten? Det är normalt verksamheten som är sponsorn av IT. Är de inte nöjda kan de börja se sig om efter andra alternativ. Som vanligt finns det inte någon enskild lösning som fungerar i alla sammanhang. Ett synsätt är dock att se verksamhetens behov av IT-tjänster i tre nivåer:

Lite förenklat kan man säga att nivå 1 och 2 är affärsstödjande, och nivå 3 är att jobba proaktivt. Varför är det så svårt att nå fram till att jobba med nivå 3, det proaktiva? Det finns förstås goda exempel på de som lyckas bra, men det är vanligt att det går trögt.

För det första så tycker jag inte att det är något fult med att jobba stödjande med IT (nivå 1 och 2). Tvärt om är det grundläggande och viktigt för en organisation att IT-stödet på dessa nivåer fungerar bra. Det är många vardagshjältar som jobbar med dessa IT-tjänster, som gör ett fantastiskt jobb, men inte alltid får den uppskattning de förtjänar. Det krävs ett ganska stort mått av proaktivitet också på nivå 1 och 2 för att de inte ska upplevas som hinder av verksamheten. För det andra tror jag inte det är möjligt att jobba framgångsrikt med framtida tjänster (nivå 3) om inte behovet av IT på nivå 1 och 2 är tillgodosett. Då har inte IT den trovärdighet som krävs, och den plattform som behövs i dialogen med verksamheten.

Som jag ser det finns några viktiga förutsättningar för att IT ska uppfattas som proaktiv av verksamheten. Det handlar mycket om att IT blir accepterat som en naturlig del av verksamhetens kärnprocesser. Det krävs att IT jobbar nära verksamheten på olika sätt och att det finns en förståelse för varandras processer och språk. I praktiken är det ofta IT som måste vara insatta i verksamhetens funktionssätt och språkbruk. Det måste finnas en löpande dialog mellan IT och verksamheten som har en egen drivkraft i organisationen.

Artikel är skriven av Hans Leijonhufvud som arbetar som IT-chef på Exportkreditnämnden.